Взломанный Канбан и списки: мои лучшие союзники по организации моей работы (и жизни)

Организация не мое лучшее качество. Имея это в виду, я люблю использовать инструменты, которые помогают мне быть в курсе событий.

В своей личной жизни я использую Wunderlist ... МНОГО. У меня есть списки для всего. Да все. Например, сейчас у меня есть списки для:

  • Задачи, которые я должен выполнить в течение недели,
  • Задачи, которые я должен выполнить за выходные,
  • Задачи, которые я должен выполнить для моей диссертации,
  • Краткосрочные цели для достижения.

Я определил два основных преимущества этой стратегии.
Во-первых, я просто не забываю выполнять задачи. Во-вторых, я нахожу это очень мотивирующим. Просто нельзя отрицать прилив удовлетворения каждый раз, когда я проверяю элемент в списке, когда я заканчиваю с ним.

Я также держу списки на Evernote: книги для чтения, фильмы для просмотра, рестораны, которые я пробовал / которые я пробовал и которые мне нравились… и так далее. Поэтому я могу с уверенностью сказать, что я человек из списка.

Очевидно, что список моей личной жизни распространяется и на мою профессиональную деятельность ... Чтобы организовать свою работу в Societe Generale Global Banking & Investor Solutions - которая предоставляет финансовые услуги корпорациям и финансовым учреждениям, от стартапов до центральных банков - я использую WeKan (это как Trello, но с открытым исходным кодом).

Теория метода Канбана ...

WeKan - это инструмент, основанный на методе Kanban.
 Для тех, кто никогда не слышал об этом, метод Kanban позволяет пользователю отображать и управлять рабочими задачами через рабочий процесс (от «сделать» до «сделано»).

Инструмент имеет панель инструментов с разделами, такими как «Выполнение / Выполняется / Готово» (их можно изменить, мы рассмотрим те, которые я использую ниже) и карточками для каждого рабочего элемента, которые вы можете перемещать из одного раздела в еще один.

Этот метод помогает:

  • Расставьте приоритеты задач
  • Ограничьте незавершенную работу, чтобы не тратить время на переключение с одной задачи на другую
  • Определить возможные узкие места

…на практике

Теперь давайте посмотрим, как это работает на практике и как мы взломали метод в нашей команде UX.
В команде 17 дизайнеров UX, каждый из нас работает над несколькими проектами одновременно. Обычно доски Kanban используются командами (UX, PO, IT…) для совместной работы над проектом, но мы также используем их для организации нашей личной работы.

Давайте посмотрим на фиктивный (но реалистичный) пример моей личной доски объявлений:

Разделы

Как видите, есть 5 разделов:

  • Ожидание: не срочные вопросы в данный момент, которые, тем не менее, необходимо решить в какой-то момент.
  • Для выполнения: задачи должны быть выполнены, в идеале в течение недели.
  • Выполняется: задачи, над которыми я сейчас работаю. В этом разделе я стараюсь использовать как можно меньше элементов, чтобы сосредоточиться на одной или двух задачах одновременно, что, в свою очередь, помогает повысить производительность.
  • Выполнено: задачи, которые я выполнил в течение недели.
  • Архивировано: ранее выполненные задачи.

Открытки

Одна карта = одна задача.
Но иногда вы можете копаться в деталях. Например, когда у меня есть правки для создания прототипов, я подробно описываю их в… да, вы получили: списки.
Опять же, создание списка на карте позволяет мне отслеживать то, что должно быть отредактировано, и я могу пометить каждый элемент по завершении - мое любимое занятие.

Этикетки

1 ярлык = 1 проект.
Как я уже сказал, мы работаем над несколькими проектами одновременно, поэтому это позволяет легко отслеживать задачи для каждого проекта. Вы можете фильтровать свою доску по меткам, то есть вы можете отображать все задачи конкретного проекта в один клик, если хотите.

Сроки выполнения

Чтобы помочь вам расставить приоритеты в ваших задачах, вы можете установить срок оплаты на карте Я должен сказать, я не использую это очень часто. Но если вам нравится мой коллега Камилла, вы также можете использовать эту функцию, чтобы отслеживать дату, когда вы выполнили задание, что довольно умно, если вы спросите меня.

В действия в нашей команде

Назначение задач коллегам

WeKan хорошо работает, когда дело доходит до сотрудничества в команде.
Вы можете назначать задачи другим участникам и «наблюдать» за этими задачами, чтобы увидеть, когда они будут выполнены.

Например, если мне нужно попросить Марин (UX-дизайнер и административный супергерой на стороне) предоставить мне доступ к определенному приложению:

  1. Я иду на доску Марин
  2. Я создаю задание, которое ставлю в ее разделе «делать»
  3. Я выбираю «смотреть» задачу (не забывайте «отслеживать» доску, если она отключена, она не будет работать)
  4. Я получаю электронное письмо, когда это будет сделано.

Просто как тот.

Уведомление босса о вашей доступности

Моргана, наш босс, регулярно проверяет доску каждого, чтобы узнать, как у нас дела.

Это дает ей некоторое представление о том, кто может взять на себя новый проект, если кому-то нужна помощь, и о ходе выполнения каждого задания. По сути, инструмент обеспечивает общее представление о том, что делают команда и каждый член команды.

Обратите внимание, что все представленное здесь основано на нашем «взломе» метода Канбана для организации нашей личной работы над несколькими проектами. Для масштабного сотрудничества по проектам мы используем другие инструменты, такие как Github, JIRA или даже WeKan «традиционным» способом.

Спасибо за чтение! Есть идеи ? Буду рад услышать ваши отзывы о WeKan или любых других инструментах, которые вы используете для организации своей работы и совместной работы!